Бухгалтерские документы: храним, как зеницу ока

0
150

Большую часть общего документооборота компании составляют именно бухгалтерские документы. Формально за организацию их хранения отвечает руководитель организации, а не главный бухгалтер(статьи 7 и 29 Закона от 06.12.2011 № 402-­ФЗ «О бухгалтерском учете). Но если руководитель на основании внутреннего приказа передаст свои полномочия другому сотруднику организации, то «крайним» при несоблюдении порядка или сроков хранения вверенной ему документации окажется именно он. На него в этом случае и обрушится гнев проверяющих, а заодно и собствен­ного руководства. Впрочем, избежать претензий достаточно легко – осуществлять хранение в соответствие с нормами законодательства, о которых мы и напомним.

Основными нормативно-­правовыми актами, регламентирующими сроки хранения документов для целей бухгалтерского учета, является Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-­ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-­ФЗ), а также Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Так, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней следует хранить в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-­ФЗ). А в Приложении к приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 перечислены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Что касается срока хранения документов для целей налогового учета, то для общих случаев он установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Указанной нормой для налогоплательщиков предусмотрена обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Если вы являетесь налоговым агентом, то для вас установлен аналогичный срок, в течение которого обеспечивается сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Об этом, кстати сказать, напомнил Минфин России в письме от 23.03.2016 № 03­02­08/16273.

«Точка отсчета»

Как следует из разъяснений Минфина России, течение четырехлетнего срока, предусмотренного подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Так, например, первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации.
При этом четырехлетний срок хранения этих документов исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03­03­06/1/7604, от 30.03.2012 № 03­11­11/104).

Однако из общего правила о сроке хранения документов предусмотрены и исключения. Например, для налогоплательщиков, применяющих УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», установлена обязанность хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Аналогичная норма Налогового кодекса РФ действует и в отношении документов, подтверждающих объем понесенного убытка физическим лицом в предыдущие годы от участия в инвестиционном товариществе по операциям:

  • с ценными бумагами, обращающимися или не обращающимися на организованном рынке ценных бумаг (ОРЦБ);
  • с финансовыми инструментами срочных сделок, не обращающимися на ОРЦБ;
  • с долями участия в уставном капитале организаций;
  • по прочим операциям инвестицион­ного товарищества (п. п. 3, 10 ст. 214.5 НК РФ).

Таким образом, действующее законодательство отдельно устанавливает сроки хранения документов для целей бухгалтерского и для целей налогового учета.

При этом один и тот же документ может быть необходим одновременно для обоих видов учета и, следовательно, нужно учитывать оба вида сроков. Если длительности хранения определенного документа для целей налогового и для целей бухгалтерского учета различаются, то безопаснее ориентироваться на более продолжительный срок.

Порядок хранения

Порядок хранения бухгалтерской документации определен в п. п. 6.1–6.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного еще Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Его можно использовать и для хранения документов, которые имеют отношение к исчислению и уплате налогов.

Первичный учетный документ может составляться на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона № 402-­ФЗ). Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-­ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63). Исключение из этого правила – случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Поэтому первичные учетные документы можно хранить также и в электронном виде. Однако в таком случае нужно проследить, чтобы они были подписаны электронной подписью.

Ответственность

За отсутствие у налогоплательщика документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, его могут привлечь к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов или расходов, или объектов налогообложения (п. п. 1, 2 ст. 120 НК РФ). Кроме этого, если из-­за отсутствия документов занижена налоговая база, то нарушителю грозит также доначисление налогов, пеней и штрафа в соответствии с пунктом 3 статьи 120 или статьями 122, 123 Налогового кодекса РФ в зависимости от квалификации соответствующих правонарушений.

Для должностных лиц организации нарушение порядка и сроков хранения учетных документов может повлечь еще и административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» в виде штрафа от 5 до 10 тысяч рублей. «Рецидив» влечет наложение административного штрафа на сумму от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

Обратите внимание

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно статье 120 Налогового кодекса РФ, относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. Если из­-за отсутствия документов занижена налоговая база, то нарушителю грозит также доначисление налогов, пеней и штрафа в соответствии с пунктом 3 статьи 120 или статьями 122, 123 Налогового кодекса РФ.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Уничтожаем правильно

В соответствии с пунктом 1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19.01.1995 г. № 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия.

В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению. Соответственно и ликвидационная комиссия должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.

По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п. 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегули­рования от 12.03.2007 № 28-ст.

Обратите внимание

Для должностных лиц организации нарушение порядка и сроков хранения учетных документов может повлечь еще и административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» в виде штрафа от 5 до 10 тысяч рублей. «Рецидив» влечет наложение административного штрафа на сумму от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

В соответствии с нормами закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядо­чение и передачу в государственный или муни­ципальный архив по соответствующему договору. Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.

В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу – только после утверждения руководителем организации.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации.

Унифицированной формы такого акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму (в акте должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом № 129-ФЗ в состав обязательных) и закрепить ее использование в учетной политике компании. Напоминаем еще раз, что в самостоятельно разработанной форме акта должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом № 129-ФЗ в состав обязательных. Документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету).

Источник: buhgalteria.ru

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ